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Le cloud à la FD: suivi du numérique avec OneDrive entreprise (Office365)

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Le cloud à la FD: suivi du numérique avec OneDrive entreprise (Office365)

Message par jcmarie le Sam 18 Aoû - 18:21

Nous disposons depuis quelque temps d'un outil bureautique très puissant fourni par la FD (Office365). Nous vous proposons donc d'en profiter en faisant ci-après un certain nombre de préconisations pour faciliter le travail de tous.
Si nous mettons en avant cette méthode, c'est qu'elle est sûre et pérenne par rapport à des solutions GoogleDrive ou DropBox qui n'offrent pas du tout la même fiabilité; de plus, il s'agit d'outils mis à disposition par la FD et qui permettent une gestion facile lorsque des éléments d'équipes changent !
En plus cette méthode a prouvé son efficacité dans une équipe dynamique et très évolutive comprenant plus d'une quinzaine de personnes (aménageurs, gestionnaires/collecteurs, administrateurs WebSIG, éditeurs/contributeurs, formateurs, sans oublier un agent de développement Célie, qui a su très rapidement devenir la pierre angulaire du système pour l'organisation et le suivi) avec des besoins qui ont également fortement évolué.
 
Ces propositions sont d'ailleurs développées dans le cadre des stages administrateurs WebSIG car l'organisation et le suivi sont les clés de la réussite des développements de nos prestations sentiers/itinéraires.
 
Quelques principes de base à retenir:

  • l'accès au OneDrive entreprise, pour le numérique, est managé à partir d'une seule adresse FD par département; ça peut être à partir d'une adresse spécifique numérique ou une adresse FD qui sera dédiée à ça (ça pourrait être l'adresse partagée de la Cdsi dont la gestion est alors confiée à un responsable "branché").

  • L'ensemble de ce dossier et de ses sous-dossiers et accessible en consultation et modification à un nombre restreint de personnes (donc pas aux collecteurs qui n'utiliseraient que trop peu ce système): les personnes "branchées" citées plus haut.

  • Ce dossier est décomposé en 3 grands sous-dossiers: les données relatives aux itinéraires, l'organisation du suivi et les compte-rendu de réunion, le fichier Excel partagé permettant les mises à jour en direct sur le Cloud.

  • Les autorisations de partage sont données par le gestionnaire du dossier; elle se font une seule fois par personne et les personnes ne sont pas du tout obligées d'avoir une adresse FD.

  • Structure du dossier relatif aux itinéraires:

    • Un sous-dossier par itinéraire (GR, GRP, topoguide PR, famille de PR, collectivité territoriale et marché correspondant, etc,….):

      • Dans chaque sous-dossier:

        • Pour les GR GRP: un dossier par parcours numérisé (qui devrait correspondre aux parcours confiés en balisage)
        • Pour les topoguides PR: un dossier par PR
        • Pour les collectivités: un dossier par parcours






  • Le tableau Excel est un tableau qui doit reprendre (et suivre) rigoureusement la structure du tableau ci-dessus; il doit également s'enrichir progressivement avec le travail des équipes numériques, des équipes commerciales, des équipes édition,…. Un fichier Excel "prêt" à l'emploi est donné dans ce forum et il suffit de le télécharger et de l'adapter, puis de le faire vivre au cours des réunions périodiques numériques.


J'ajoute que l'intérêt de ce fichier Excel prêt à l'emploi offre de multiples avantages:

  • Il intègre notamment le suivi de toutes les étapes susceptibles de s'appliquer à un parcours: la géométrie, l'habillage, le publiweb avec sa rando-fiche éventuelle, mais aussi la rédaction des Pas-à-pas, des descriptifs,... et les étapes relatives à la labellisation; ont été intégré les planning prévisionnels de chaque étape clé et les dates de réalisation.

  • Dans son utilisation quotidienne, un système de couleur automatique (vert ou rouge) indique d'un simple coup d'oeil si on est dans les délais ou si on est en retard ! 
     

Quelques points essentiels à relever:

  • Notre métier évolue très vite et fait appel à des personnes de plus en plus branchées; il est important de prendre conscience qu'on doit travailler en équipe avec des personnes différentes, aux compétences complémentaires ! En effet, il est inutile de demander aux collecteurs d'être champion en informatique ! s'ils savent réaliser une collecte pertinente avec des photos ou des observations qui le sont aussi, s'ils savent bien utiliser leur GPS et déceler les erreurs de parcours, s'ils savent aider à l'observation et à la rédaction de Pas-à-pas, laissons les tranquilles pour des aspects plus pointus au plan informatique ! On récupère leurs éléments et c'est l'équipe des "branchés" qui fera son affaire de la suite !....


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JC Marie
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